Compta-E-Commerce.com - La facture électronique chez les professionnels du e-business

La facture électronique est devenue une réalité comptable pour les e-commerçants dans laquelle se conjuguent exigences juridiques, de procédure mais aussi avantages économiques et organisationnels.

L’Union européenne a mis en œuvre son plan d’harmonisation dont les modalités sont désormais connues. L’occasion d’anticiper la donne autour de cet outil et de se positionner en avance…

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La facture joue un rôle phare dans les transactions commerciales sur le marché numérique. Elle doit respecter les règles issues de l’article 289, VI du CGI. Est définie comme telle, toute facture dont la totalité du processus de facturation s’effectue par voie électronique : de l’émission à la réception par le destinataire qui doit l’accepter. L’accord entre les deux parties se fait via les conditions générales de vente.

Trucs et astuces

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Le fisc admettait jusqu’au 31 décembre 2014 qu’une facture éditée sur papier puis numérisée pour l’envoi et la réception électroniques (par email) soit considérée comme une facture électronique.

Ce délai a récemment été prorogé jusqu’au 1er janvier 2019 pour les PME et jusqu’au 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises.

La facture dématérialisée : quels avantages pour la vie de l’entreprise digitale ?

  • D’un point de vue financier :
    • économie de frais généraux (économie de papier, économie d’affranchissement…) ;
    • optimisation des interventions manuelles grâce à la transmission instantanée des factures.
  • Au niveau de la sécurité des documents :
  • L’intégration automatisée des données de facturation rend possible une plus grande sécurité des transactions.

  • Côté fisc :
  • En rationnalisant les procédés, la facturation électronique supprime bon nombre de tâches manuelles, ce qui limite le risque d’erreurs liées aux mentions obligatoires à indiquer sur les factures et celui d’erreurs de saisie, parfois causes de redressement lorsque reproduites à grande échelle.

  • Et enfin, pour la gestion clientèle :
  • La facture électronique enrichit la relation clientèle en permettant une plus forte traçabilité des processus et donc un meilleur suivi des clients et des relances mieux ciblées.

Mise en place : comment les e-commerçants peuvent-ils procéder ?

Trois solutions techniques se présentent à l’entrepreneur digital qui souhaite passer le cap comptable de la facturation électronique :

  • faire appel à un prestataire de services de certification par procédure de signature électronique : la signature électronique authentifie – par cryptographie – l’identité des signataires. Cette solution est cependant coûteuse pour les PME ;
  • recourir à l’EDI (échange de données informatisées) : cet ensemble de logiciels de télétransmission de factures s’inscrit dans un cadre fixé par la loi ;
  • enfin, installer un système d’échanges sécurisés par emails avec assignation en pièces jointes des factures dans leur format standardisé PDF.